Over Pacta Contractmanagement
Welkom in de toekomst van contractmanagement – waar efficiëntie, nauwkeurigheid en gemoedsrust samenkomen. In een zakelijke omgeving die voortdurend evolueert, is het managen van contracten cruciaal voor het succes van organisaties. In deze dynamische context introduceert Pacta Contractmanagement met trots Contract Management as a Service (CMaaS).
Stelt u zich een wereld voor waarin contractmanagement niet langer een zware last is, maar eerder een strategisch voordeel. Onze CMaaS-dienst is ontworpen om uw organisatie te bevrijden van de complexiteit van contractbeheer, zodat u zich kunt concentreren op wat echt belangrijk is: het laten groeien van uw bedrijf. Laten we samen duiken in de krachtige functies en voordelen die Pacta Contractmanagement u biedt via onze CMaaS-service. De toekomst van contractmanagement begint hier.
Onboarding
Voor elke klant wordt een afzonderlijke contractmanagementomgeving ingericht en wordt de classificatie van de verschillende contracten met de klant afgestemd. Hieraan zijn éénmalige kosten verbonden. Tevens wordt een email account aangemaakt voor het uitwisselen van informatie tussen de klant en Pacta.
Abonnementen
Bij Pacta kennen we verschillende soorten abonnementen, variërend van contractbeheer tot contractmanagement compleet. Per contract kan worden gekozen welk abonnement van toepassing is. In alle gevallen kunt u kiezen uit gebruikersaccounts om bijvoorbeeld mee te kijken wat er in het contractmanagementsysteem gebeurd (Viewer) of om gegevens toe te voegen, aan te passen of te verwijderen.
Contractbeheer
De contracten die onder dit abonnement vallen worden door Pacta beheerd en de klant organiseert zelf het contractmanagement. Pacta voert de volgende zaken voor u uit:
- Invoeren en bijhouden contractdocumentatie. De klant stuurt alle te administreren contractdocumentatie naar Pacta.
- Het instellen van triggers met betrekking tot Contract overleggen en momenten om contracten te beëindigen of te verlengen.
- Het uitvoeren van een check op de volledigheid van contractdocumentatie.
- Gebruikersbeheer van de klant, op aangeven van de klant bestaande uit het toevoegen, wijzigen en verwijderen van gebruikers en het wijzigen van rollen binnen de PACTA-CM omgeving.
Contractmanagement basis
Voor de contracten die onder dit abonnement vallen gelden dezelfde activiteiten als bij Contractbeheer, aangevuld met de onderstaande activiteiten:
- Controleren van facturen met de financiële afspraken.
- Het plannen van de Contractmanagement overleggen (maandelijks, kwartaal, jaarlijks).
- Het indienen van een agendavoorstel voor de Contractmanagement overleggen.
Voor eenvoudige en zeer eenvoudige contracten gaan wij ervan uit dat er geen maand-overleggen worden gevoerd en derhalve ook geen agendavoorstellen voor maand-overleggen hoeven te worden samengesteld..
Pacta voert deze overleggen niet uit en deze overleggen betreffen ook expliciet niet de servicemanagement overleggen of andere operationele overleggen.
Contractmanagement compleet
Voor de contracten die onder dit abonnement vallen gelden dezelfde activiteiten als bij Contractmanagement basis, aangevuld met de onderstaande activiteiten:
- Het maandelijks controleren van de facturen in relatie tot de Service Level Rapportage en de Service Level Agreement.
- Het deelnemen aan de Contractmanagement overleggen (maandelijks, kwartaal, jaarlijks).
- Het verzorgen van de verslaglegging van de Contractmanagement overleggen en het opnemen van de agendapunten in contractmanagementsysteem.
Maatwerk abonnement
Het is mogelijk om samen met Pacta Contractmanagent een maatwerk abonnement samen te stellen, waarbij gekozen kan worden uit bovenstaande dienstinhoud.
Opties
Naast bovenstaande abonnementen kunnen de volgende optionele diensten verlenen.
- Voorzitten en voorbereiden van de Contractmanagement overleggen.
- Check op benodigde certificeringen.
- Check op conformiteit met wetgeving.
- Deelname aan audit van de klant.
- Deelname aan andere relevante overleggen op operationeel, tactisch en strategisch niveau.
Op- en afschalen en abonnementstype wisselen
Het is altijd mogelijk om binnen de overeenkomst contracten toe te (laten) voegen of te (laten) verwijderen, of per contract van abonnementstype te wisselen.
Wanneer een contract wordt beëindigd, dan worden vanaf de maand na beëindiging geen kosten meer in rekening gebracht.
Het (laten) verwijderen van contracten, zonder dat deze beëindigd zijn, kan na één jaar per kwartaal, met een opzegtermijn van één kwartaal.
Wisselen van abonnement per contract is toegestaan na één jaar waarbij één maand voor de gewenste wisseling dit dient te worden aangegeven. Er kan maximaal één keer per jaar worden gewisseld van abonnementstype.
Exit
Mocht u na verloop van tijd geen gebruik meer willen maken van onze diensten, dan kunt u na één jaar per kwartaal opzeggen, met een opzegtermijn van één kwartaal. De contractgegevens die van uw bedrijf in ons systeem zitten bent u niet zo maar kwijt.
Er zijn twee opties:
De gehele omgeving van uw bedrijf wordt overgedragen aan onze partner die het contractmanagementsysteem levert. U kunt dan met hen een contract afsluiten waarbij u zelf het gehele contractmanagement gaat uitvoeren.
De andere optie is dat er een dump uit het systeem wordt opgeleverd, die ingelezen kan worden (met eventuele transformaties) in een ander systeem.